Jouw opdracht

• Je bent een aanspreekpunt voor alle vragen over de bibliotheekdiensten (studielandschap, groepswerkplekken, ontleningen, consultatie, leeszaal, …)
• Je werkt aan de infobalie voor ontleningen, terugbrengen, inschrijven, … in de Boekentoren
• Je volgt vragen op via e-mail, website, catalogus, chat, telefoon, …
• Je zorgt voor het dispatchen van vragen, mee opvolgen van antwoorden en beheer van de bibliotheekhelpdesk
• Je helpt studenten & onderzoekers die het studielandschap, leeszaal, groepswerkplekken gebruiken op weg
• Je wijst bezoekers met vragen over het gebouw, rondleidingen, vergaderingen, … de weg

• Je staat in voor het pro-actief communiceren over bibliotheekdiensten, informeren over het gebruik van bibliotheektools, opstellen en actueel houden van documentatie en handleidingen, …
• Je geeft algemene infosessies aan bibliotheekpubliek en –medewerkers, bv. over het gebruik van online collectiediensten, bibliotheekbeheersysteem, reservatiesysteem voor groepswerkplekken, … office-toepassingen die door de bibliotheek gebruikt worden (MS Sharepoint/Teams)

• Je volgt het procesbeheer voor klantvriendelijke dienstverlening (opvolging van scanaanvragen, klaarleggen van reservaties, …)
• Je helpt bibliotheekcollega’s met vragen over het gebruik van digitale tools ter ondersteuning van de bibliotheekprocessen

Jouw profiel

Kennis en ervaring

• Ervaring met klantgerichte dienstverlening is een must, ervaring met publiekswerking in een bibliotheek is een meerwaarde
• Je hebt aantoonbare ervaring met mensen begeleiden en ondersteunen bij het gebruik van diverse digitale toepassingen, ervaring met bibliotheekautomatisering is een meerwaarde
• Je hebt een zeer goede kennis van officetoepassingen en/of bent bereid je verder te specialiseren in het gebruik van MS SharePoint/Teams, Word, PowerPoint, Excel, …
• Je bent bereid je verder te specialiseren in het gebruik van de bibliotheeksystemen aan de UGent
• Je kan vlot schriftelijk en mondeling communiceren in het Nederlands en Engels, Frans is een meerwaarde

Algemene competenties

• Je bent klantgericht. In alle werkprocessen heb je de klant voor ogen en niet in de eerste plaats de handleiding of de procedure. Je detecteert informatienoden bij de bezoeker van je bibliotheek en maakt de bezoeker wegwijs. Je stelt je aan de onthaaldesk beschikbaar op voor de klant in lichaamstaal en oogcontact, non-verbaal en verbaal.
• Je bent goed in schriftelijk en mondeling communiceren. Je kan actief luisteren zodat je begrijpt wat iemand zegt. Je bent in staat feedback te geven en te ontvangen.
• Je bent oplossingsgericht. Je beschikt over het vermogen om een probleem te (h)erkennen. Je zoekt naar oplossingen en focust daarbij op de gewenste situatie en niet op het probleem. Ad hoc problemen brengen je niet van de wijs.
• Je kan goed samenwerken. Je houdt rekening met je collega’s en bent aanspreekbaar. In elke context of situatie waarin samenwerking wordt verwacht ben je bereid te overleggen en samen te werken zowel met je leidinggevende, je teamleden als andere UGent-collega’s of externen. Je neemt initiatief om af te stemmen met collega’s. Je wisselt frequent uit jezelf proactief informatie uit. Je springt spontaan in wanneer een collega het te druk heeft.
• Je bent gericht op bijleren en verdiept je met plezier in nieuwe digitale toepassingen.
• Je bent bereid om sporadisch in de avonduren of weekends te werken.

Wat bieden wij jou?

• 36 vakantiedagen (bij fulltime tewerkstelling van 38u/week)
• mogelijkheid tot thuiswerk en glijdende werkuren indien jouw job dit toelaat
• gunstige pensioenvoorwaarden
• een hospitalisatieverzekering
• terugbetaling van je abonnement openbaar vervoer en/of een fietsvergoeding voor woon-werkverkeer
• ecocheques
• een uitgebreid vormings- en opleidingsaanbod en ruime interne loopbaanmogelijkheden
• een mooie werk-privé balans
• ons voordelenplatform ‘benefits at work’ en een heel aantal andere voordelen zoals een uitgebreid sportaanbod tegen voordelige prijzen, voordeeltarief in de studentenrestaurants, gratis griepvaccinatie, …

Interesse?

• Je cv
• Je motivatiebrief
• Een kopie van je diploma
• Indien je je diploma buiten de Europese Unie behaald hebt (met uitzondering van diploma’s behaald in het Verenigd Koninkrijk vóór 31 januari 2020): een gelijkwaardigheidsattest van NARIC (www.naric.be)