Statuten
Gecoördineerde statuten op 29 september 2020, zoals goedgekeurd door de Buitengewone Algemene Vergadering van 29 september 2020.
Artikel 1. Benaming en duur
Benaming:
1.1. De Vereniging zonder winstgevend oogmerk wordt in het Frans “Association Belge de Documentation”, in het Nederlands “Belgische Vereniging voor Documentatie” genoemd, afgekort ABD-BVD, in alle talen.
Duur:
1.2. De duur van de Vereniging is onbeperkt. Het maatschappelijk jaar begint op 1 januari.
Artikel 2. Maatschappelijke zetel
2.1. De maatschappelijke zetel is gevestigd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, in het gerechtelijk arrondissement Brussel.
2.2. De Raad van bestuur kan, wanneer hij het nuttig vindt, een administratieve zetel kiezen.
Artikel 3. Doel
3.1. De Vereniging die in hoofdzaak wetenschappelijk van aard is, heeft tot doel:
a) de studie en bevordering van beroepen i.v.m. beheer van informatie en documentatie;
b) de verspreiding van meningen en de vertegenwoordiging van de belangen van haar leden op nationaal en internationaal vlak;
c) de medewerking aan het informeren van haar leden en het versterken van de samenwerkings- en solidariteitsbanden onder elkaar.
3.2. Daartoe kan zij elke daad stellen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houdt met haar doel, met name elk type vergaderingen, bezoeken, opleidingen of colloquia organiseren; elk document, elke studie of elke regelmatige publicatie uitgeven; deelnemen aan elke werkgroep.
Artikel 4. Gendergelijkheid
4.1 Het mannelijk wordt in deze tekst gebruikt zonder enige genderdiscriminatie en met als enig doel de tekst te verlichten.
Artikel 5. Leden
5.1. De Vereniging bestaat uit vaste leden, ten persoonlijke titel of ten collectieve titel. Enkel de natuurlijke personen kunnen ten persoonlijke titel lid zijn; de vaste leden ten collectieve titel kunnen rechtspersonen of feitelijke verenigingen zijn.
Het aantal vaste leden is onbeperkt met een minimum van vijf.
5.2. Vast lid wordt elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die een activiteit i.v.m. het beheer van informatie of documentatie uitoefent of blijk geeft van een interesse voor dit onderwerp, die een schriftelijk verzoek aan het secretariaat van de Vereniging heeft gericht en wiens kandidatuur door de Raad van bestuur werd aangenomen.
De collectieve leden beschikken over vier vertegenwoordigers. De eerste heeft het statuut van vast lid en vertegenwoordigt de rechtspersoon. De andere drie hebben het statuut van toegetreden lid.
De onderwijsinstellingen, verenigingen zonder winstgevend oogmerk en andere verenigingen genieten een verlaagd tarief.
De regelmatig ingeschreven studenten van een onderwijsinstelling genieten een verlaagd tarief.
Ereleden worden vrijgesteld van lidgeld. Hun kwaliteit wordt hen erkend door de Algemene vergadering op voorstel van de Raad van bestuur. Zij getuigt van uitzonderlijke verdienste of van de kwaliteit van de diensten die verleend werden aan de Vereniging.
De titel van stichtend lid is exclusief voorbehouden aan de leden die met name genoemd worden in de statuten van 1947.
De toetreding impliceert vanwege de kandidaat dat hij met de statuten en reglementen van de Vereniging instemt.
5.3. De Algemene vergadering kan andere categorieën leden aanvaarden. Die zijn geen vaste leden. Hun rechten en plichten zijn in het Huishoudelijk reglement vastgelegd.
5.4. De ontslagen en uitsluitingen van de leden gebeuren onder de voorwaarden van artikel 9:23 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Het vast of toegetreden lid dat zijn lidgeld niet betaald heeft na twee herinneringen wordt ontslagnemend geacht.
De vertegenwoordiger van een collectief lid wordt ontslagnemend geacht indien er geen formele band meer bestaat tussen hem en de rechtspersoon die vast lid is van de Vereniging.
5.5. Het ontslagen of uitgesloten vast lid en de rechthebbenden van een ontslagen, uitgesloten of overleden vast lid hebben geen enkel recht op het maatschappelijk vermogen.
Artikel 6. Lidgelden
6.1. Het bedrag van het jaarlijkse lidgeld van de vaste leden wordt jaarlijks door de Raad van bestuur bepaald. Het mag niet hoger dan 700 euro liggen.
6.2. De lidgelden van de toegetreden leden die ook door de Raad van bestuur worden vastgelegd, worden als roerende schenkingen beschouwd en overeenkomstig de laatste alinea van artikel 10:11 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Artikel 7. Algemene vergadering
Algemeen:
7.1. De Algemene vergadering bestaat uit alle vaste leden. Zij wordt voorgezeten door de Voorzitter van de Raad van bestuur of bij diens afwezigheid door één van de Vicevoorzitters, de Secretaris-generaal, of bij hun afwezigheid door de aanwezige bestuurder met de grootste anciënniteit. Zij vergadert in de zetel van de Vereniging of op elke andere plaats vermeld in de oproeping.
Binnen de grenzen bij wet vastgelegd heeft zij de ruimste bevoegdheden. Haar beslissingen zijn bindend voor alle, aanwezige of afwezige, leden van de Vereniging.
Oproeping en agenda:
7.2. De vergadering komt samen na oproeping door de Raad van bestuur. Een buitengewone Algemene vergadering kan ook worden samengeroepen op verzoek van ten minste een vijfde van de vaste leden.
De oproepingen omvatten de agenda, plaats, datum en uur van de vergadering. De agenda wordt vastgesteld door de Raad van bestuur. Elk voorstel dat door een vijfde van de vaste leden is ondertekend, staat eveneens op de agenda.
Behoudens eensgezind akkoord van de aanwezige leden, kan de vergadering enkel beraadslagen over de punten op de agenda.
7.3. De oproepingen geschieden ten minste drie weken voor de datum van de vergadering door een schriftelijke mededeling, email of publicatie in een orgaan van de Vereniging.
Stemming:
7.4. Op de Algemene vergadering heeft elk vast lid recht op één stem.
Elk vast lid kan zich laten vertegenwoordigen door een vast of toegetreden lid dat over een volmacht beschikt. Geen enkel lid mag meer dan drie andere leden vertegenwoordigen.
7.5. De geheime stemming is niet vereist behalve voor de verkiezing van de leden van de Raad van bestuur, de schrappingen of als tien procent van de aanwezige leden erom vragen.
7.6. De vergadering is geldig samengesteld ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde vaste leden en haar beslissingen worden bij gewone meerderheid van de uitgebrachte stemmen genomen. Bij staking van stemmen doet de Voorzitter een alternatief voorstel.
In afwijking van vorige bepalingen kunnen de beslissingen van de Algemene vergadering houdende wijziging van de statuten, uitsluiting van een vast lid of vrijwillige ontbinding van de Vereniging slechts worden genomen na de speciale voorwaarden van aanwezigheid, meerderheid en eventueel gerechtelijke homologatie vereist in artikels 9:21, 9:23 en 2:110 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.
Notulen:
7.7. De notulen van de Algemene vergaderingen worden ondertekend door de Voorzitter, de Secretaris-generaal en de Penningmeester alsook door elk lid dat erom verzoekt en worden ter kennis van de leden en derden gebracht via een orgaan van de Vereniging of een schriftelijke mededeling.
Gewone algemene vergadering:
7.8. De gewone Algemene vergadering komt jaarlijks bijeen in de loop van het eerste trimester volgend op het einde van het maatschappelijk jaar.
De agenda omvat noodzakelijkerwijze:
- een verslag van de Raad van bestuur over het voorbije boekjaar;
- de goedkeuring van de rekeningen;
- de verkiezing van nieuwe leden van de Raad van bestuur en de vervanging van de leden wier mandaat is beëindigd;
- de aanstelling van twee commissarissen.
7.9 In afwijking van artikel 7.8 kan de Algemene vergadering uitgesteld worden om redenen van overmacht. De oproeptermijn voor de nieuwe Vergadering moet gerespecteerd worden.
Artikel 8. Raad van bestuur
Algemeen:
8.1. De Raad van bestuur vertegenwoordigt de Vereniging en heeft als dusdanig alle uitvoeringsbevoegdheden binnen de grenzen van de statuten en van de handelingen die hem door de Algemene vergadering zijn toevertrouwd.
Samenstelling:
8.2. De Raad van bestuur legt het aantal leden van de Raad van bestuur vast met een minimum van vijf leden. De leden van de Raad van bestuur zijn aangesteld en kunnen worden afgezet door de Algemene vergadering. De bestuurders worden verkozen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde vaste leden.
8.3. Het mandaat loopt over twee jaar. De uittredende bestuurders zijn herkiesbaar. Kandidaat is elk vast of toegetreden lid, dat op zijn minst een week vóór de Algemene vergadering zijn kandidatuur schriftelijk bij het secretariaat van de Vereniging heeft ingediend, volgens de procedure die beschreven is in de oproeping. Die bepaling is ook van toepassing op de uittredende en herkiesbare leden van de Raad van bestuur.
In het geval dat er uitstel is door overmacht wordt de uiterste datum voor kandidaturen ook verzet.
Werkingsmodaliteiten:
8.4. Het lid van de Raad van bestuur dat zonder verontschuldiging niet aanwezig is op drie opeenvolgende vergaderingen van de Raad van bestuur, wordt geacht ontslagnemend te zijn.
8.5. Binnen een maximum termijn van een maand volgend op de Algemene vergadering moet de Raad van bestuur onder zijn leden een Voorzitter, één of meerdere Vicevoorzitters, een Secretaris-generaal en een Penningmeester aanstellen. Geen enkel lid mag meer dan vijf jaar na elkaar dezelfde functie waarnemen, behalve uitdrukkelijke aanduiding door een buitengewone Algemene vergadering, voor een duur van een jaar.
8.6. De Raad van bestuur vergadert ten minste eenmaal per trimester. De datum en de dagorde worden aan alle leden van de Vereniging medegedeeld. Elk lid van de Raad van bestuur kan via de Secretaris-generaal de punten voorstellen die hij door de Raad behandeld wenst te zien.
Het lid van de Raad van bestuur dat verhinderd is kan zich laten vertegenwoordigen door een ander lid van de Raad. De modaliteiten van deze vertegenwoordiging worden vastgelegd in het Huishoudelijk reglement.
De Raad kan pas op geldige wijze beraadslagen als op zijn minst de helft van zijn leden aanwezig of vertegenwoordigd is. De beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde leden.
Na afloop van elke Raad worden notulen opgemaakt en in het archief bewaard. Een exemplaar wordt ter kennis van elk lid van de Raad van bestuur gebracht.
8.7. De akten die de Vereniging binden, worden behoudens een bijzondere machtiging van de Raad, door twee leden van de Raad van bestuur getekend.
Taken:
8.8. De Raad van bestuur heeft als taak:
- het dagelijkse beheer van de Vereniging te verzekeren;
- de punten op de agenda van zijn vergaderingen te onderzoeken alsook alle punten nodig om de doelstellingen van de Vereniging na te streven;
- werkgroepen op te richten met ten minste één lid van de Raad van bestuur, voor onderzoek van bijzondere vraagstukken;
- te beslissen over elke handeling overeenkomstig de doelstellingen van de Vereniging en de beslissingen van de Algemene vergadering;
- de Vereniging te vertegenwoordigen of te laten vertegenwoordigen in haar betrekkingen met elke Belgische of buitenlandse persoon of organisatie;
- de verkiezing van de leden van de Raad van bestuur te organiseren;
- de Algemene vergadering bijeen te roepen;
- toe te zien op de naleving van de statuten van de Vereniging;
- de uitsluiting van een lid aan de Algemene vergadering voor te stellen;
- de middelen van de Vereniging te beheren;
- aan de Algemene vergadering rekenschap te geven van zijn activiteiten.
Artikel 9. Huishoudelijk reglement
9.1. Een Huishoudelijk reglement is door de Raad van bestuur aan de Algemene vergadering voorgelegd. Wijzigingen aan dat reglement kunnen worden aangebracht door de Raad van bestuur.
Artikel 10. Ontbinding
10.1. Bij ontbinding van de Vereniging stelt de Algemene vergadering de vereffenaar(s) aan, legt hun bevoegdheden vast en duidt de bestemming aan die aan de netto-activa van het maatschappelijk vermogen moet worden gegeven.
10.2. Die bestemming moet een of meerdere inrichtingen of instellingen ten goede komen die gelijkaardige doelstellingen nastreven.
Artikel 11. Middelen
11.1. De middelen van de Vereniging zijn gevormd uit de lidgelden van de leden, toelagen, giften en alle andere bij wet toegestane middelen.
Lijst van officiële publicaties beschikbaar op de website van het Belgisch Staatsblad.