Verantwoordelijke van de dienst archieven (OCMW - Sint-Gillis)

Vacature online sinds 21/10/2024

Het OCMW van Sint-Gillis zoekt een Verantwoordelijke van de dienst Archieven – Departement algemene zaken.

Opdracht van de dienst

De missie van het departement algemene zaken is het verzekeren van de continuïteit van de diensten van de andere departementen van het OCMW door te zorgen voor een goed beheer van de archieven, het economaat, de briefwisseling, de interne en externe communicatie, juridische zaken, transversale projecten en interne controle.
De dienst Archieven staat in voor het optimale beheer, de raadpleging en de modernisering/digitalisering van de archieven van de instelling. De dienst is verantwoordelijk voor het sorteren, conserveren, communiceren, digitaliseren, documenteren en vernietigen van de archieven van het OCMW van Sint-Gillis.

Coordonner et superviser son service et ses activités
Informer, conseiller et émettre des recommandations aux équipes
Mener des actions de développement du service dans le respect des objectifs généraux définis
Optimiser, vérifier le déroulement, la cohérence et le respect des processus et procédures administratifs et rapporter les problèmes et/anomalies
Participer aux processus et au développement RH des collaborateurs et de leur bien-être
Suivre et exécuter le Plan de gestion des archives papier
Mettre en conformité les espaces d’archivage papier comme défini par le Plan de gestion des archives
Assurer la collecte, la transmission, la récupération et la conservation appropriées des archives de l’institution
Garantir l’utilisation des outils informatisés afin de documenter les mouvements des dossiers sociaux et des autres archives (entrées et sorties)
Veiller à la protection des documents contre toutes détériorations ou tout acte de malveillance
Organiser et exécuter la destruction des archives et du papier.

Vereist diploma : GHSO

Ervaring als teamleider is een pluspunt
Ervaring in archiefbeheer is een pluspunt
Over een perfecte beheersing beschikken van één van de twee regionale talen (NL/FR) en een goede kennis van de andere regionale taal

Gedragsvaardigheden :

Technische en praktische vaardigheden :

Kennis van de werking van het OCMW
Vaardigheid in kantoorsoftware (Word, Excel, Outlook, enz.)
Goede beheersing van administratieve beheertools (scanner, kopieerapparaat, enz.)
Teammanagementvaardigheden
Goede communicatieve vaardigheden
Goede beheersing van planning- en controle-instrumenten

Frans (vereist)
- Begrijpen : Vaardig + (C2)
- Schrijven : Vaardig + (C2)
- Lezen : Vaardig + (C2)
- Spreken : Vaardig + (C2)
Nederlands (vereist)
- Begrijpen : Vaardig + (C2)
- Schrijven : Vaardig + (C2)
- Lezen : Vaardig + (C2)
- Spreken : Vaardig + (C2)

Flexibele werktijden
Minimum 35 verlofdagen voor een voltijds functie
Maaltijdcheques van 8 euro’s
Hospitalisatieverzekering
Automatische baremieke verhogingen
Eindejaarspremie en tweetaligheidspremie (indien Selor certificaat)
2e pensioenpijler
Lidmaatschap van een gemeenschappelijke sociale dienst
Persoonlijke en professionele, juridische en psychologische begeleiding 24/7 via Ethias Werkplek optie
Kortingen in de Iris Zuid-ziekenhuizen (IZZ) en bepaalde winkels
Minimum 5 dagen bijscholing tijdens de werkuren en mogelijkheid om beroepsopleidingen te volgen
MIVB abonnement en volledige vergoeding van de kosten van openbaar vervoer, voetgangers en fietsen voor woon-werkverkeer
Gemakkelijk bereikbaar met het openbaar vervoer

Gelieve uw CV en uw motiveringsbrief vóór 17/11/2024 te sturen naar het volgend adres :

Job23@cpasstgilles.brussels met in het onderwerp vermelding van onze referentie “RECRUT 449“ aub.

Enkel de kandidaturen die deze instructies respecteren zullen in aanmerking genomen worden.

Enkel de weerhouden kandidaturen zullen gecontacteerd worden.