Document Management & Administrative Assistant (Futerro - Bruxelles)

Offre d'emploi mise en ligne le 16/10/2024

Accueil – Réception Participer à l’accueil des visiteurs et les clients de manière professionnelle, participer à la gestion des appels téléphoniques et des courriels entrants, diriger les appelants vers les personnes appropriées Correspondance : Rédiger, corriger et envoyer du courrier, des ra…
Job function
  • Accueil – Réception
    • Participer à l’accueil des visiteurs et les clients de manière professionnelle, participer à la gestion des appels téléphoniques et des courriels entrants, diriger les appelants vers les personnes appropriées
    • Correspondance : Rédiger, corriger et envoyer du courrier, des rapports et d’autres documents administratifs du département ENGI
  • Gestion
    • Gestion du calendrier : Organiser et coordonner les rendez-vous, les réunions et les déplacements des membres de l’équipe
    • Gestion des documents :
      • Créer, mettre à jour et archiver les dossiers physiques et numériques des projets
      • Organiser, classer et archiver les documents liés au projet d’ingénierie
      • Établir et maintenir un système de gestion électronique des documents efficace
      • Assurer la traçabilité de tous les documents et leur conformité aux normes et réglementations en vigueur
  • Suivi de projets
    • Coordination de projets : Aider les gestionnaires de projets à coordonner les tâches, à suivre les échéances et à communiquer avec les différentes parties prenantes
    • Suivi budgétaire : Aider à la gestion et au suivi des budgets des projets, y compris la collecte et l’organisation des factures et des dépenses
  • Communication
    • Communication interne : Diffuser les informations et les consignes au sein de l’équipe, et favoriser une communication fluide entre les différents départements
Job profile
  • Vous disposez d’un Diplôme en administration, en secrétariat ou dans un domaine similaire (souvent préférable)
  • Expérience avérée dans un rôle administratif, idéalement dans un bureau d’études ou une organisation similaire
  • Maîtrise des outils bureautiques : Connaissance approfondie des logiciels de traitement de texte, de tableur et de présentation (Microsoft Office)
  • Utilisation d’un logiciel de gestion de projets : Capacité à utiliser des outils de gestion de projets et de collaboration
  • Gestion des documents : Compétence dans l’organisation et la gestion des documents physiques et électroniques
  • Esprit de synthèse, méticuleux(se)
  • Autonomie
Language info

Français, l’anglais écrit est maîtrisé

Job offer
  • Un contrat à durée indéterminée
  • Une opportunité unique de rejoindre un groupe européen actif dans la biotechnologie et le bioplastique dans le monde entier
  • Un poste stimulant et une grande responsabilité vous donnant la possibilité de prendre une part active au développement d’une entreprise jeune, durable et innovante
  • Un package salarial intéressant avec des avantages extra-légaux (chèques repas, écochèques, l’assurance hospitalisation pour vous et votre famille : consultations médecins, frais dentaires, optique, médicaments prescrits, consultations et soins paramédicaux, l’assurance de groupe (vie/décès/rente d’invalidité)
  • Une entreprise à taille humaine favorisant l’autonomie et l’esprit d’équipe

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