Assistant(e) - Documentaliste (Parlement De La Fédération Wallonie-Bruxelles)
Offre d'emploi mise en ligne le 10/06/2023
DESCRIPTION DE FONCTION
IDENTIFICATION DE LA FONCTION
Niveau B – Catégorie B1 – Assistant(e) / Documentaliste Direction générale des travaux législatifs
Filière de métiers :
Documentation
RAISON D‘ÊTRE DE LA FONCTION
Rassembler, conserver et fournir tous les documents utiles relatifs aux compétences et aux travaux de l’Assemblée afin de soutenir le travail de ses membres, de leurs collaborateurs et de ses agents.
FINALITÉS
- En tant que bibliothécaire, gérer la bibliothèque afin que le fonds et les collections répondent aux besoins des utilisateurs.
Activités
- sélectionner les monographies devant faire partie du fonds, les commander et encoder les acquisitions dans le catalogue ;
- sélectionner les périodiques auxquels la bibliothèque doit être abonnée ;
- gérer les collections (bulletinage et dépouillement des articles de périodiques) ;
- gérer le budget de la bibliothèque ;
- gérer les prêts aux lecteurs ;
- gérer les documents parlementaires (archivage, réimpression, reliure) ;
- faire relier les documents du Fonds historique et les documents parlementaires en fin de législature.
- En tant qu’archiviste, encoder toutes les métadonnées utiles afin de permettre la recherche dans la base de données du Parlement.
Activités
- compléter et finaliser l’historique de tous les travaux parlementaires ;
- indexer tous les documents parlementaires ;
- dépouiller quotidiennement le Moniteur belge et encoder la publication des décrets et de leurs arrêtés d’application ;
- gérer le thésaurus ;
- indexer la revue de presse quotidienne.
- En tant qu’expert, rechercher, d’initiative ou à la demande, de l’information afin de fournir aux usagers les documents pertinents pour l’accomplissement de leurs missions.
Activités
- confectionner des revues de presse ;
- utiliser les outils (matériels et logiciels) du centre de documentation ;
- effectuer une recherche documentaire ;
- constituer un dossier documentaire ;
- renseigner et conseiller les utilisateurs dans leurs recherches ;
- former à la recherche documentaire et à l’utilisation des bases de données.
- En tant que gestionnaire de dossiers, apporter un soutien administratif lié aux activités de la Direction générale afin de garantir l’accomplissement des missions qui lui incombent.
Activités
- apporter un soutien administratif dans divers dossiers pour la Direction générale ;
- traiter les demandes de la Direction générale.
Répartition des tâches :
Chaque assistant-documentaliste exerce une activité principale (80 %) parmi les trois premières citées ci-dessus. Quand les nécessités de service l’imposent, chaque assistant assume les autres activités telles que définies ci-dessus (20 %).
ELÉMENTS DE RESEAUX
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De qui la fonction reçoit-elle de l’information ? |
Quelle information ? |
Sous quelle forme ? |
Avec quelle fréquence ? |
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Directeur général
Agents du service
Agents du Parlement
Collaborateurs des groupes politiques
Parlementaires
Personnes ou institutions extérieures |
Instructions Demandes Informations
Instructions Demandes Informations
Demandes Informations
Demandes
Demandes
Demandes Informations |
Orale Ecrite
Orale Ecrite
Orale Ecrite
Orale Ecrite
Orale Ecrite
Orale Ecrite |
Quotidiennement
Régulièrement
Régulièrement Ponctuellement
Régulièrement
Ponctuellement |
|
A qui la fonction fournit-elle de l’information ? |
Quelle information ? |
Sous quelle forme ? |
Avec quelle fréquence ? |
|
Directeur général Agents du service Agents du Parlement Collaborateurs des groupes politiques
Parlementaires
Personnes ou institutions extérieures |
Demandes Informations
Demandes Informations
Informations Informations Informations Demandes Informations |
Orale Ecrite
Orale Ecrite
Orale Ecrite
Orale Ecrite
Orale Ecrite
Orale Ecrite |
Quotidiennement Quotidiennement Régulièrement Ponctuellement Régulièrement Ponctuellement |
ORGANIGRAMME – CONTEXTUALISATION
La fonction est dirigée par: Supérieur hiérarchique direct
Le responsable de la documentation Supérieur hiérarchique final
Le Directeur général
Description du service dans lequel l’agent travaille Positionnement par rapport à la structure
N-1 : /
N+1: Le responsable de la documentation Organigramme fonctionnel
PROFIL DE COMPÉTENCES TECHNIQUES
Diplôme requis pour l’exercice de la fonction au recrutement
Baccalauréat en bibliothéconomie et documentation.
COMPETENCES TECHNIQUES « METIER » – DOMAINE D‘EXPERTISE DE LA FONCTION
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ITEM |
DESCRIPTION |
MAITRISE NECESSAIRE POUR LA FONCTION |
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Réglementations/législations |
Connaissances générales des grandes législations de la Communauté française
Connaissances générales des institutions publiques belges
Législation en matière de marchés publics (procédure négociée) : – Aspect juridique – Aspect technique
Législation en matière de droits d’auteur et de propriété intellectuelle : – Aspect juridique – Aspect conceptuel |
Avancée
Suffisante
Elémentaire Avancée
Elémentaire Suffisante |
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Méthodologies et procédures Internes
Contexte interne |
Structure du Parlement, des services, de leurs attributions et fonctionnement Règlement de l’Assemblée Bases de données du Parlement |
Avancée
Suffisante Spécialisée |
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Aptitudes techniques |
Règles de l’art |
Spécialisée |
COMPETENCES TECHNIQUES « SUPPORT«
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DESCRIPTION |
MAITRISE NECCESSAIRE POUR LA FONCTION |
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Applications bureautiques |
Suite bureautique et messagerie: – Internet – Autres |
Spécialisée |
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Logiciels spécifiques |
– Intranet
– Logiciels utilisés par l’institution (GED)
– Logiciels spécifique au service (revue de presse, bibliothèque, Tabellio) |
Avancée Elémentaire
Spécialisée |
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Matériel/Outils Outillage |
Photocopieur/copieur multifonction Scanner |
Avancée |
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Techniques expression écrite |
Rédaction de notes Rédaction de courriels | Suffisante Suffisante |
|
Techniques expression orale |
Capacité à s’exprimer publiquement
Formations à destination d’autres agents |
Avancée Avancée |
INNOVATION QUE LA FONCTION APPORTE OU POURRAIT APPORTER DANS L‘ORGANISATION ET CADRE DE RÉFÉRENCE
Développement pro-actif des services offerts aux utilisateurs (cfr courriels des sommaires, listes des acquisitions, formation à l’utilisation de Tabellio [encodage et recherche]…).
Proposition de nouveaux outils dans le domaine de la bibliothéconomie.
Autres développements, selon les progrès techniques, qui permettront au centre de documentation dans son ensemble et aux documentalistes de maintenir le niveau d’expertise et de rester à jour, ainsi que d’améliorer le service aux usagers.
PROFIL DE COMPÉTENCES GÉNÉRIQUES
Gestion de l’information
Analyser
Gestion de tâches
Résoudre des problèmes
Gestion des collaborateurs
Soutenir
Gestion des relations
Etablir des relations et activer des réseaux
Compétences génériques
Toutes